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浅谈投标过程中常见的问题及解决办法

发布时间:2017-10-24 14:00:49 来源:江西煤田地质局 浏览次数:1708

浅谈投标过程中常见的问题及解决办法

    摘要:招标投标是市场经济条件下交易主体之间建立商品买卖、工程建设项目发包与承包、服务采购与提供等合同关系的一种方式。投标是和招标相对应的一种法律行为,是指投标人应招标人特定(邀请招标)或不特定(公开招标)的邀请,按照招标文件规定的要求,在规定的时间和地点主动向招标人递交投标文件并以中标为目的的行为。

    在投标过程中,投标人必须符合招标文件对投标人资格条件的要求方可参加投标。投标人提交投标文件时,要特别注意对招标文件中的实质性要求和条件作出响应。由于投标相关人员对招标文件未详细阅读、未理解或粗心等原因,经常造成丢分、不中标甚至废标等现象。为更好的帮助投标相关人员做好投标工作,作者特对投标过程各个阶段常见的问题进行总结,以示重视。

  关键词:投标过程;常见问题;解决办法

    一、 信息查找和筛选阶段

    常见问题:

    1、信息查找员不了解本单位的业务、资质及其他情况,错过有用的招标信息;

    2、信息查找平台较为单一,未全面查找到有用招标信息;

    3、信息查找不及时,以至于错过报名时间、错失投标机会;

    解决办法:

    1、信息查找员对本单位所能做的业务、资质、人才队伍、以往相关业绩、获奖情况等进行充分的了解,首先做到“知己”。然后根据本单位实际的情况,挑选出有用信息。

    2、应在公开的招标信息发布平台上查找信息。信息查找除了某个固定政府公开网站上查找外,还应时常在某些其他权威的网站上查找,因为业主有时会在其他网站上登一些公告。如:省公共资源交易网、地方公共资源交易网、千里马等等。

    3、及时查找信息,养成每天在相关网站上查询信息,最好一天之内的上午和下午都查询一遍,以免错过最佳的报名时间(因部分项目要求现场报名,前往当地还需时间和准备资料,所以需要早些查找到信息)。

    二、决策阶段

    挑选到合适的项目信息,需对公告进行深层次的研判,决定是否去报名或者投标。

    常见问题:

    1、未对投标信息进行充分的考虑和预判,盲目决定报名和投标。结果出现报名后,得分情况不佳,投标没用竞争力。

    2、某些可以直接下载标书的项目,标书做到一半,发现某些问题根本无法解决、或某些得分条件根本达不到,而放弃投标,浪费了精力和时间。

    解决办法:

    1、对初步挑选到的投标信息再次进行研判,做到熟读公告,了解清楚情况,比如项目资格要求、报名和开标时间、预算资金。对项目进行预判,应尽可能去了解业主原有相似业务的服务单位、或通过业内打听其是否有意向性投标单位等等。

    2、可以直接下载标书的项目,首先应对资格要求及打分情况进行比对,确定资格要求都能达到、得分状况很好方可进行下步工作。

    三、报名阶段

    现今大部分招标项目分为网上报名、电汇报名、现场报名等报名方式。

    常见问题:

    1、网上报名或电汇报名,均不用派人前往,报名方式简单。现场报名则需要携带规定的原件、复印件及报名费前往,略显麻烦。无论哪种报名方式,经常出现因未及时办理相关报名手续,而错过报名时间,非常之可惜。

    2、现场报名时未带齐证件或规定的材料,而没报到名。

    解决办法:

    1、按照招标公告规定的时间和要求,及时报名、获取招标文件。

    2、需现场报名的,应认真研读招标公告,带齐报名规定的资料。对公告的要求不清楚的,应提前和招标公司进行沟通,以免白跑一趟。

    四、标书制作阶段

    常见问题:

    1、未对招标文件做出实质性回应,未对资格要求部分一一列举,造成废标。

    2、没有通读招标文件,遗漏了重要得分点,或未理解招标文件要求、断章取义,造成扣分现象;

    3、未关注招标文件的澄清和修改条款,造成扣分;

    4、未按照投标文件要求的构成条款及顺序拟投标文件,造成遗漏;

    5、未按照招标文件所列的投标格式或表格填写投标文件,或未注意阅读各种格式底下的注意事项。

    6、对于小细节未注意,酿成大错。如单价乘以工作量与总价不一致;如报价大、小写不一致;如标书要求报价要详细到小数点后两位而没有这么做;如未按指定的交货时间填写;如未按投标文件的要求签字盖章。

    7、没有仔细分析招标文件的报价得分方式和分析市场行情,报价不严谨,造成报价或者太高没有竞争力,或者太低中标后没有利润等结果。

    8、未按招标标文件的要求装订和密封投标文件,或投标文件没有密封好突然包装开了,造成废标。

    解决办法:

    1、对招标文件要求的资格性部分进行研究,确定能解决后再开始往下做标书。做标书时,千万不能遗漏,否则造成废标就失去投标的意义了。

    2、不要急着动手做标书,应反复多通读几次招标文件,对重要招标信息做好标记,特别是资格要求和评分标准部分,一定要对照招标文件一条条列举,不能遗漏。

    3、按照相关规定,在投标过程中,投标单位有资格对招标文件提出质疑,所以公示过程中,有时会出澄清和修改条款。我们在做标书过程中,应养成习惯,时常到网站上翻看一下是否有关于本项目的信息最新消息。如有,应按要求及时更改。

    4、对投标文件的构成条款,要逐条阅读,一一准备,缺一不可。同时按招标文件要求的顺序编排,不要随意颠倒,以便于评委在审阅投标文件时查找。

    5、严格按照招标文件所列的投标格式及表格样式逐一填写,注意认真阅读各表格底下的注意事项,按照要求填写。

    6、细节决定成败在标书制作中尤其明显。有些看似细小的问题,如果不注意,将酿成大错。尤其注意这些细节。一是报价问题:单价的换算要和总价一致;大、小写的数字要一致;要按标书要求填写报价,如要求报价详细到小数点后两位,必须这么做,如1980000.00元、1988888.88元;二是服务时间:按标书指定的交货时间填写。有的还要求提供售后服务,还得写上标书指定的售后时间。三是签字盖章问题:完全按照投标文件的要求签字盖章,不能要求签字用签章来替代;不能遗漏需要签字盖章的地方。

    7、根据招标文件规定的不同报价方式、评标办法采用不同的应对策略。如该项目以最低价为基准价、以平均价为基准价、还是以合理系数为基准价?允许一次报价还是多次报价?市场上此类项目的行情是怎么样的?

    所以,一定要在投标或报价前核准各类价格信息,尽量报出有竞争力的价格,同时也要关注一些可能会废标的报价信息。如低于某个价为废标的行为。

    8、严格按要求装订成册,并在封面上标注项目名称、招标编号、投标人名称等指定信息。按招标文件要求的份数及标注打印文件,如“一正五副”,就是打印正本1份,标注上“正本“,副本5份,标注上”副本”。同时,将打印好的投标文件,按要求密封好。如“正本副本密封在一个大的文件袋”或“正本副本各密封在一个大的文件袋”是有区别的。特别注意,有时还会要求将开标报价表单独再打印一份,密封在一个信封里,方便唱标。或有时要求将“CA电子投标文件”单独密封。等等细节。千万要按照要求密封。另外,投标文件密封时,开口处一定要粘好,不要出现破裂或开封的现象。

    五、开标前的其他准备工作

    常见问题:

    1、保证金未按照指定时间前打出或转账单子填错,造成不能参加投标活动。

    2、未带齐标书要求的证件或资料,造成扣分或废标。

    解决办法:

    1、保证金应提前准备,且按规定方式足额转入招标方指定的银行账户,转账前应反复检查开户银行、银行账号、项目名称等重要信息,确定无误后再转出。转出后,还应再次向财务人员确定该笔款项是否成功转出。同时要留存好转账凭证,以防投标时备查。

    2、制作标书过程中,应按照招标文件要求提前列好原件清单,并和资质证件管理部门沟通好,保证所有证件能按时取件。同时前往投标前,应按照招标文件要求带齐原件,反复检查,千万不可遗漏。

    六、开标/评标阶段

    常见问题:

    1、未按时到点参加开标会;

    2、开标过程未经允许随意离开了开标现场;

    3、对专家的提问未做良好的答复,造成不好印象;

    4、在等待评标结果过程中只是单纯等待,未做好任何信息收集工作,错失机会。

    解决办法:

    1、开标前,最好能提前到开标地进行踏勘,掌握当地的交通、天气情况,且稍微提前一些时间到开标室。以免因不熟悉当地的路况信息,找不到开标地而错过开标时间。

    2、开标过程应在开标室等待专家评审,做好随时面见专家提问的准备。

    3、前去开标的人员,最好是参与制作标书的人,如果不是也应提前翻阅一下本次的投标文件,以免专家有疑问需解答时,现场人员却回答不出来的尴尬局面。现场人员在回答专家问题时应有针对性且有礼有节,给专家留下良好印象。

    4、评标过程中,应尽可能了解其他投标人的投标内容、标底等可以公开的相关信息,有利于将来的分析对比和总结经验,同时也能对开标过程进行监督。对开标有异议的,可以在合适的机会向招标公司提出。如发现其他投标人的投标文件存在重大失误点,可以申请废标或酌情扣分。又如,收集众多竞争对手的报价、资质、奖励等等,为将来投其他项目时的预判打下基础。

    七、开标结束总结阶段

    常见问题:

    1、开标结束后,未对本项目进行总结和信息整理,错过了总结的好机会。

    解决办法:

    1、结束投标活动后,应对开标过程收集到的信息进行登记、分类、总结,为将来类似的其他项目打下基础。(黄蛟)

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